Cómo blindar contra fugas de efectivo un departamento de tesorería


Administrar de manera efectiva el flujo de efectivo y la tesorería de caja es una actividad vital para toda empresa. Tanto así que es posible mantenerse en el tiempo sin rentabilidad, pero no se puede sobrevivir sin liquidez, es decir, sin dinero en efectivo que apoye las operaciones y las obligaciones de la organización.


Además, una de las áreas de las organizaciones más susceptibles a fraudes financieros es el de tesorería pues el efectivo sigue siendo el activo más fácil de robar, acción conocida como malversación. ¿Cómo, entonces, blindar un departamento de tesorería de posibles fugas de efectivo que puedan afectar la rentabilidad de la empresa?

 

1. Admite tus errores financieros:

curiosamente, la publicación Money del portal Time asegura que lo primero para blindar tu empresa o departamento de tesorería de fugas de efectivo es aceptar que tal vez no lo estás haciendo tan bien o que puedes hacer mucho aún por mejorar las finanzas del área y su seguridad.

 

2. Implementa sistemas automatizados:

estos ayudarán a identificar y controlar todas las fuentes de efectivo, medios de pago y a tener un control de cada una de las entradas y salidas de dinero. El área de pagos comerciales de la firma American Express, por ejemplo, resalta que implementar estos sistemas ahorra tiempo, recursos y evita el error humano. 

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3. Identifica métricas clave:

es muy importante para darle valor a los sistemas de medición y control saber qué medir. Identificar los tipos de consumo, ingresos y demás podrá arrojar información que permitirá tomar decisiones estratégicas sin llegar a jornadas de reportes con la pregunta, ¿qué se hizo el dinero? Necesita ayuda identificándo qué tipo de métricas puede seguir. Le damos soluciones.

 

4. Mantén un control riguroso:

vigila efectivamente la documentación que soporta la salida de efectivo para que cumpla con los lineamientos de de control interno, políticas regulatorias y requisitos de carácter fiscal. Esto se puede delegar en una empresa que maneje tu efectivo, así podrás dedicarte a tu negocio. ¿Cómo? Te mostramos.

 

5. Aumenta la seguridad con un plan de gestión de riesgos:

haz un seguimiento a los planes de acción complementando la seguridad tradicional con tecnología que apoye la gestión del riesgo a través de plataformas de monitoreo integrales.

 

6. Contrate personal experto en manejo de efectivo:

rastrear y monitorear el flujo de efectivo no es tarea fácil, y más si la hace alguien que no está capacitado para ello. Saber pedir apoyo a personal experto no solo aumentará su seguridad sino que le hará aprender aún más de su propio negocio, pues te liberará de tareas desgastantes y te concentrará en lo que mejor sabes hacer.

 

7. Aplica la integralidad en tu negocio:

desde el personal encargado de manejar el efectivo, pasando por los sistemas de pagos e incluso el método de transporte a la hora de realizar consignaciones, es vital tener control de cada de las fases en las que puede haber una fuga de efectivo, sea por errores, omisiones o fraudes.

 

Complementariamente a aplicar ambas acciones, es clave comparar discrepancias a final de mes luego de registrar diligentemente los libros financieros para poder tomar decisiones inteligentes. Si bien nadie puede controlar lo que va a suceder, sí se pueden tomar acciones premeditadas para evitar problemas como las fugas de efectivo y controlar riesgos de manera profesional.

  

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 Manejo de cajas y recaudos

 

 

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